Trong thế giới không ngừng thay đổi ngày nay, bất cứ một tổ chức nào cũng cần chuyển mình để thích nghi và thích ứng được trong môi trường số hóa. Môi trường này không chỉ định hình cách họ vận hành doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến cuộc sống của chính chúng ta mỗi ngày.
Những công ty hiện tại chưa áp dụng chuyển đổi số cần phải thay đổi mạnh mẽ để có thể thành công trong thời đại kỹ thuật số ngày nay.
Chuyển đổi số trong doanh nghiệp là một sự thay đổi cần thiết, đánh dấu việc nhìn nhận lại cách một tổ chức sử dụng công nghệ, con người và quy trình để tạo ra giá trị cho khách hàng của mình, và rộng hơn là cho toàn xã hội.
Thời đại số hóa đã, đang và sẽ mở rộng giới hạn của dữ liệu hiện có, đảm bảo tính toàn vẹn và chất lượng dữ liệu, nâng cao hiệu quả, tối ưu hóa quy trình sản xuất, thúc đẩy sự hợp tác giữa các đội nhóm và tăng tính linh hoạt trong việc phát triển sản phẩm.
Sự thay đổi này giúp các tổ chức nhanh chóng đưa ra thị trường những giải pháp, sản phẩm và thiết bị tiên tiến cho khách hàng, đồng thời cắt giảm chi phí và nhân công đáng kể.
Bài viết này sẽ chia sẻ những bước cần làm để chọn đúng công nghệ cho quá trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp nhưng cũng cần nhấn mạnh rằng chỉ có công nghệ phù hợp thôi là chưa đủ để tạo lợi thế cạnh tranh. Bạn và doanh nghiệp của bạn cần có tư duy đúng đắn và một chiến lược rõ ràng.
Vậy, hãy cùng khám phá những khả năng để tìm ra bí quyết chọn giải pháp công nghệ hoàn hảo, giúp thúc đẩy hành trình chuyển đổi số doanh nghiệp của bạn!
7 bí quyết để chọn lựa công nghệ phù hợp cho việc chuyển đổi số trong doanh nghiệp
1. Khởi đầu bằng một chiến lược rõ ràng
Trước khi vội vàng chọn công nghệ, bạn cần xây dựng một chiến lược chuyển đổi số rõ ràng.
Bước đầu, hãy tạo cầu nối giữa doanh nghiệp và thế giới bên ngoài. Cần tìm hiểu những điểm còn thiếu sót, cả trong nội bộ lẫn bên ngoài, để thấu hiểu nhu cầu và hành vi của khách hàng. Từ đó, bạn có thể xác định mô hình kinh doanh nào và công nghệ mới nào sẽ hỗ trợ họ hiệu quả hơn.
Hãy đặt ra những mục tiêu cụ thể mà bạn muốn đạt được nhờ chuyển đổi số, chẳng hạn như tinh gọn quy trình nghiên cứu, nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng, hay cải thiện hiệu quả vận hành.
Với một chiến lược được định hình rõ ràng, việc chọn công nghệ phù hợp với mục tiêu sẽ trở nên đơn giản hơn, đồng thời giúp bạn tránh lãng phí ngân sách vào những giải pháp không cần thiết hoặc không tương thích.
2. Xác định rõ vấn đề cần giải quyết
Với vô vàn lựa chọn công nghệ trên thị trường, không có gì ngạc nhiên khi các lãnh đạo doanh nghiệp cảm thấy bối rối không biết chọn giải pháp nào là đúng. Dù những xu hướng mới nhất có thể rất cuốn hút, Lupton – Giám đốc Công nghệ (CTO) của Cynozure, một công ty tư vấn công nghệ thông tin khuyên bạn đừng chạy theo đám đông chỉ vì mọi người đang làm vậy.
Ông cảnh báo: “Doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn về lâu dài nếu chỉ chọn công nghệ vì nó đang ‘nổi’. Điều này dễ dẫn đến những quyết định hấp tấp, không sử dụng hiệu quả ngân sách.”
Một lỗi thường gặp khác là mua công nghệ chỉ vì quen thuộc với thương hiệu hoặc được ai đó gợi ý.
Trước khi xem xét các lựa chọn trên thị trường, hãy tìm hiểu gốc rễ vấn đề mà doanh nghiệp đang đối mặt. Nếu không, bạn có thể lãng phí tiền bạc vào những công nghệ chẳng giải quyết được gì, thậm chí còn làm rối thêm tình hình.
“Bạn cứ hình dung doanh nghiệp như một chiếc xe hơi: nếu chỉ cần thay lốp mới, đừng vội vàng thay cả xe!”
3. Nắm rõ hạ tầng hiện tại của doanh nghiệp
Một trong những bước đầu tiên – nhưng vô cùng quan trọng – để chuyển đổi số thành công chính là hiểu rõ bức tranh công nghệ hiện tại của doanh nghiệp mình. Điều này không chỉ giúp tránh lãng phí nguồn lực mà còn đảm bảo các giải pháp mới có thể vận hành mượt mà trên nền tảng sẵn có.
Đánh giá tổng thể hệ thống hiện tại:
- Kiểm tra toàn bộ cơ sở hạ tầng công nghệ: từ phần cứng (máy chủ, thiết bị mạng) đến phần mềm (ERP, CRM, các ứng dụng quản lý nội bộ).
- Xác định những hệ thống nào đang hoạt động tốt, hệ thống nào đã lỗi thời hoặc có nguy cơ trở thành “nút thắt” khi triển khai công nghệ mới.
Xem xét khả năng tương thích và tích hợp:
- Công nghệ mới liệu có tương thích với hệ thống cũ? Nếu không, cần cân nhắc phương án nâng cấp hay thay thế.
- Đánh giá khả năng tích hợp giữa các phần mềm hiện tại với các giải pháp sắp triển khai để đảm bảo dữ liệu được đồng bộ, tránh tình trạng “cát cứ” thông tin.
Chú trọng bảo mật và tuân thủ pháp lý:
- Rà soát các chính sách bảo mật hiện tại, đảm bảo rằng mọi thay đổi đều tuân thủ quy định về bảo mật dữ liệu (như GDPR, Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân nếu doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam).
- Xác định các điểm yếu về bảo mật để có kế hoạch cải thiện trước khi tích hợp hệ thống mới.
Khả năng mở rộng trong tương lai:
- Đánh giá xem hạ tầng hiện tại có đáp ứng được nhu cầu mở rộng hay không. Công nghệ mới cần có khả năng linh hoạt để phát triển cùng doanh nghiệp, tránh việc phải “đập đi xây lại” khi quy mô tăng trưởng.
- Xác định các nguồn lực cần thiết (nhân sự, tài chính, thời gian) để chuẩn bị cho quá trình chuyển đổi.
Việc nắm rõ hạ tầng hiện tại giống như “kiểm tra sức khỏe” tổng thể của doanh nghiệp trước khi bắt đầu hành trình chuyển đổi số. Khi đã có cái nhìn toàn diện, bạn sẽ dễ dàng lựa chọn được công nghệ phù hợp, tối ưu hóa nguồn lực và tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững trong tương lai.
4. Luôn cập nhật các công nghệ mới
Thế giới số không ngừng chuyển động, với những công nghệ mới xuất hiện mỗi ngày. Vì vậy, bạn cần thường xuyên theo dõi các xu hướng và bước tiến công nghệ, đặc biệt là những gì liên quan đến lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp mình. Các báo cáo nghiên cứu, tạp chí chuyên ngành hay hội thảo công nghệ sẽ là những nguồn thông tin quý giá.
Chẳng hạn, trí tuệ nhân tạo (AI), phân tích dữ liệu tiên tiến, blockchain, Internet vạn vật (IoT), hay các hệ thống quản lý thông tin như LIMS, ELN, eQMS đang rất được quan tâm nhờ khả năng đảm bảo tính minh bạch, truy xuất nguồn gốc, bảo mật và chất lượng dữ liệu.
Việc nắm bắt thông tin kịp thời giúp bạn đánh giá xem một công nghệ đã thực sự sẵn sàng chưa, nó mang lại lợi ích gì, và liệu có phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp bạn hay không.
5. Tìm kiếm lời khuyên từ chuyên gia và hợp tác
Chọn đúng công nghệ cho chuyển đổi số trong doanh nghiệp không phải là việc đơn giản. Hãy tìm đến những chuyên gia tư vấn công nghệ giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực của bạn. Họ có thể hỗ trợ phân tích nhu cầu cụ thể, so sánh các lựa chọn và đưa ra giải pháp phù hợp nhất.
Bên cạnh đó, việc hợp tác chiến lược với các nhà cung cấp công nghệ hay tổ chức khác trong ngành cũng mang lại nhiều lợi ích. Sự đồng hành này có thể mở ra cơ hội đổi mới, tiếp cận kiến thức chuyên sâu và chia sẻ nguồn lực, giúp quá trình chuyển đổi số diễn ra nhanh chóng hơn.
WBLGroup là một công ty chuyên về tư vấn các chiến lược kinh doanh, giải pháp chuyển đổi số cho doanh nghiệp sẽ giúp các bạn có một sự khởi đầu mạnh mẽ và một sự tăng trưởng thần tốc trong thời đại số hoá ngày nay.
6. Thử nghiệm từng bước và hoàn thiện
Khi lựa chọn công nghệ cho doanh nghiệp, đầu tư dứt khoát ngay từ đầu đôi khi có thể gây ra rủi ro lớn, đặc biệt nếu chưa có đủ dữ liệu thực tế về hiệu quả và tính phù hợp. Thay vào đó, một quy trình thử nghiệm từng bước sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn quá trình chuyển đổi và tối ưu hóa lựa chọn công nghệ.
Khởi đầu với một dự án thử nghiệm (pilot):
Thay vì triển khai đồng loạt, hãy chọn một bộ phận, quy trình hoặc nhóm người dùng cụ thể để thử nghiệm công nghệ mới. Việc giới hạn phạm vi giúp bạn dễ dàng theo dõi, đo lường và đánh giá tác động thực tế của giải pháp. Qua đó, bạn sẽ hiểu rõ công nghệ có thật sự giải quyết được vấn đề như kỳ vọng hay không.
Phân tích và ghi nhận phản hồi:
Giai đoạn thử nghiệm là cơ hội để thu thập ý kiến từ người trực tiếp sử dụng. Những phản hồi này giúp bạn nhận diện điểm mạnh, điểm yếu và những trở ngại trong quá trình triển khai – từ giao diện chưa thân thiện đến các vấn đề về tích hợp dữ liệu hoặc quy trình vận hành chưa phù hợp.
Điều chỉnh – hoàn thiện – chuẩn bị mở rộng:
Từ những dữ liệu thu thập được, doanh nghiệp có thể tinh chỉnh lại giải pháp hoặc đưa ra quyết định thay đổi nhà cung cấp nếu cần. Quan trọng hơn, đây là thời điểm để xây dựng các tài liệu hướng dẫn, quy trình vận hành chuẩn (SOP) và đào tạo nhân sự, nhằm chuẩn bị cho giai đoạn nhân rộng quy mô.
Giảm thiểu rủi ro – Tối ưu nguồn lực:
Cách tiếp cận thử nghiệm từng bước không chỉ giảm thiểu rủi ro tài chính và kỹ thuật, mà còn giúp đội ngũ nội bộ có thời gian làm quen, thích nghi với thay đổi. Qua đó, doanh nghiệp có thể từng bước triển khai công nghệ một cách tự tin và hiệu quả hơn, tránh tình trạng “thay đổi vội vàng, thất bại sớm”.
Thử nghiệm không phải là sự trì hoãn, mà là một bước đi chiến lược trong hành trình lựa chọn và triển khai công nghệ phù hợp – đảm bảo rằng mỗi quyết định đều dựa trên dữ liệu thực tế và được tối ưu hóa để phù hợp với bối cảnh doanh nghiệp.
7. Đánh giá khả năng phát triển và bền vững trong tương lai
Khi lựa chọn công nghệ, hãy cân nhắc xem nó có thể đồng hành lâu dài cùng sự phát triển của doanh nghiệp không, và liệu nó có đủ linh hoạt để thích nghi với những tiến bộ sau này.
Một giải pháp có khả năng mở rộng sẽ đảm bảo giá trị bền vững, ngay cả khi doanh nghiệp lớn mạnh hơn hay nhu cầu thay đổi.
Hơn nữa, hãy ưu tiên đối tác công nghệ luôn sáng tạo và nâng cấp sản phẩm. Điều này giúp bạn luôn dẫn đầu xu hướng và dễ dàng tích hợp những tính năng mới khi chúng xuất hiện.
Tư duy đúng đắn
Để chuyển đổi số thành công, doanh nghiệp cần nuôi dưỡng một tư duy sẵn sàng đón nhận thay đổi và không ngừng cải tiến.
Điều này đòi hỏi bạn phải thay đổi cách nhìn nhận, xây dựng một văn hóa linh hoạt và cởi mở với những điều mới mẻ. Đừng ngại đặt câu hỏi về cách làm cũ, chấp nhận thay đổi dù nó có thể phá vỡ thói quen quen thuộc. Một tư duy như vậy sẽ khơi dậy tinh thần khám phá, thử nghiệm và đón nhận những hướng đi mới.
Kết luận
Việc chọn công nghệ phù hợp cho quá trình chuyển đổi số trong ngành khoa học đời sống đòi hỏi một cách tiếp cận có hệ thống và mang tính chiến lược.
Bắt đầu bằng một chiến lược rõ ràng, hiểu rõ hạ tầng hiện tại, đánh giá kỹ lưỡng nhu cầu thực tế, luôn cập nhật các công nghệ mới, lắng nghe ý kiến từ chuyên gia, thử nghiệm từng bước, và cân nhắc khả năng mở rộng cũng như tính bền vững trong tương lai – tất cả những điều này sẽ giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt. Một lộ trình như vậy không chỉ đảm bảo chuyển đổi số thành công mà còn mang lại giá trị lâu dài, giúp doanh nghiệp vững bước trong thời đại số hóa.
