Mở rộng đội Sales thường bắt đầu bằng việc tuyển thêm người, mở rộng thị trường và tăng số lượng khách hàng. Nhưng khi đội ngũ lớn lên, bài toán không còn chỉ là có thêm bao nhiêu Sales, mà là doanh nghiệp có đủ khả năng quản lý dữ liệu, quy trình và hiệu suất của cả đội hay không.
Bigin phù hợp với giai đoạn nào của đội Sales?
Bigin được Zoho xây dựng theo hướng một CRM tập trung vào Pipeline, dành cho doanh nghiệp nhỏ cần quản lý khách hàng và quy trình bán hàng một cách đơn giản. Thay vì phải xây dựng một hệ thống phức tạp ngay từ đầu, doanh nghiệp có thể tập trung thông tin liên hệ, cơ hội bán hàng, hoạt động chăm sóc và các Pipeline trong cùng một nơi.
Với một đội Sales nhỏ, cách tiếp cận này thường khá phù hợp. Quản lý có thể nhìn thấy các cơ hội đang ở đâu, Sales biết khách hàng nào cần được xử lý và những công việc tiếp theo có thể được theo dõi trên cùng hệ thống. Bigin cũng hỗ trợ tự động hóa những công việc lặp lại như gửi Email, tạo nhiệm vụ và cập nhật bản ghi.
Điểm quan trọng là Bigin không phải một phiên bản “thiếu” của Zoho CRM. Zoho định vị Bigin như một sản phẩm CRM riêng, tập trung vào nhu cầu của doanh nghiệp nhỏ và cách quản lý Pipeline đơn giản hơn. Vì vậy, việc sử dụng Bigin ở giai đoạn đầu không phải là một lựa chọn tạm thời hay một bước đi kém chuyên nghiệp. Đó có thể là cách bắt đầu vừa đủ với nhu cầu thực tế.
Vấn đề chỉ xuất hiện khi quy mô vận hành đã thay đổi nhưng cách quản trị vẫn giữ nguyên.
Mở rộng đội Sales làm thay đổi bài toán quản trị như thế nào?
Khi đội Sales tăng từ vài người lên một nhóm lớn hơn, lượng dữ liệu được tạo ra cũng tăng theo. Mỗi nhân viên có nhiều Lead hơn, nhiều cơ hội hơn, nhiều hoạt động chăm sóc hơn và có thể phụ trách những nhóm khách hàng khác nhau.
Lúc này, một Pipeline đơn giản có thể bắt đầu không còn phản ánh đầy đủ cách doanh nghiệp đang bán hàng. Có thể xuất hiện nhiều quy trình khác nhau cho từng sản phẩm, thị trường hoặc nhóm khách hàng. Quản lý cũng cần phân quyền rõ hơn, theo dõi hiệu suất từng nhóm và đảm bảo các bước trong quy trình được thực hiện thống nhất.
Đây là điểm mà mở rộng đội Sales không còn chỉ là bài toán về nhân sự. Nó trở thành bài toán về hệ thống.
Một đội Sales lớn không thể phụ thuộc quá nhiều vào việc quản lý bằng kinh nghiệm cá nhân. Khi một nhân viên nghỉ việc, chuyển nhóm hoặc thay đổi vai trò, doanh nghiệp vẫn cần giữ được lịch sử và dữ liệu khách hàng. Khi một cơ hội được chuyển từ người này sang người khác, thông tin cần được tiếp tục sử dụng mà không phải bắt đầu lại từ đầu.
Nói cách khác, khi đội ngũ phát triển, Data cần được quản lý theo quy trình của doanh nghiệp thay vì phụ thuộc vào cách làm của từng nhân viên.
4 dấu hiệu Bigin bắt đầu không còn đủ
Không có một con số cố định về số lượng Sales để quyết định thời điểm nâng cấp. Điều quan trọng hơn là những giới hạn bắt đầu xuất hiện trong cách doanh nghiệp vận hành.
Một là, quy trình bán hàng trở nên phức tạp hơn. Doanh nghiệp có nhiều cách bán hàng khác nhau và cần kiểm soát từng bước cụ thể. Khi đó, nhu cầu không chỉ là nhìn thấy Pipeline mà còn là đảm bảo Sales thực hiện đúng quy trình. Zoho CRM cung cấp các công cụ như Blueprint để kiểm soát quy trình theo từng giai đoạn.
Hai là, Data không còn chỉ thuộc về Sales. Khi Marketing, chăm sóc khách hàng hoặc những bộ phận khác cũng cần sử dụng cùng nguồn dữ liệu, hệ thống phải có khả năng tổ chức thông tin theo nhiều nhóm và nhiều nhu cầu. Zoho CRM hỗ trợ cả các mô đun tiêu chuẩn và mô đun tùy chỉnh để doanh nghiệp quản lý những loại dữ liệu riêng theo quy trình thực tế.
Ba là, doanh nghiệp cần tùy chỉnh sâu hơn. Khi quy trình phát triển, những trường dữ liệu, bố cục, quyền truy cập hay cách xử lý thông tin có thể không còn phù hợp với cấu trúc mặc định. Zoho CRM cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh mô đun, trường dữ liệu, bố cục, quyền truy cập và nhiều thành phần khác để phù hợp với cách tổ chức thực tế.
Bốn là, quản lý cần nhìn Data ở cấp độ sâu hơn. Khi đội Sales lớn, câu hỏi không còn chỉ là hôm nay có bao nhiêu Lead. Doanh nghiệp cần hiểu Lead đến từ đâu, từng giai đoạn đang chuyển đổi như thế nào, nhóm nào đang hoạt động hiệu quả và quy trình nào cần được cải thiện. Đây là lúc khả năng báo cáo, phân tích và tự động hóa trở nên quan trọng hơn.
Nếu những nhu cầu này xuất hiện ngày càng nhiều, vấn đề không nhất thiết là Bigin đang “yếu”. Doanh nghiệp đơn giản đã bước sang một mức độ quản trị khác.
Khi nào nên nâng cấp từ Bigin lên Zoho CRM?
Nâng cấp nên được xem là một bước phát triển của hệ thống, không phải phản ứng khi doanh nghiệp gặp vấn đề quá lớn.
Một thời điểm phù hợp thường xuất hiện khi doanh nghiệp đã có quy trình bán hàng tương đối rõ, đội Sales bắt đầu mở rộng và Data trở thành tài sản cần được quản lý xuyên suốt. Khi đó, Zoho CRM có thể đáp ứng phạm vi quản trị rộng hơn với khả năng tùy chỉnh mô đun, xây dựng quy trình, tự động hóa và tổ chức dữ liệu theo nhiều cấu trúc khác nhau.
Đặc biệt, Zoho có hỗ trợ nâng cấp từ Bigin lên Zoho CRM. Theo tài liệu chính thức, quá trình này có thể chuyển nhiều dữ liệu và cấu trúc đang sử dụng như người dùng, công ty, liên hệ, Pipeline, giai đoạn, nhiệm vụ, sự kiện, ghi chú, tệp đính kèm và một số trường tùy chỉnh. Tuy nhiên, khả năng chuyển đổi cụ thể còn phụ thuộc vào phiên bản Zoho CRM được lựa chọn và giới hạn của từng phiên bản.
Điều này có nghĩa doanh nghiệp không nhất thiết phải đầu tư một hệ thống lớn ngay từ ngày đầu tiên. Có thể bắt đầu với Bigin khi nhu cầu còn đơn giản, chuẩn hóa cách làm việc và chỉ nâng cấp khi quy mô quản trị thực sự cần đến những khả năng sâu hơn.
Đây cũng là cách tránh một vấn đề phổ biến: mua một hệ thống quá lớn trước khi doanh nghiệp thực sự biết mình cần quản lý điều gì.
Không phải đội Sales càng lớn thì càng cần CRM phức tạp
Quy mô đội Sales là một dấu hiệu, nhưng không phải tiêu chí duy nhất.
Một doanh nghiệp có đội Sales nhỏ nhưng quy trình bán hàng phức tạp vẫn có thể cần khả năng tùy chỉnh cao. Ngược lại, một đội lớn nhưng quy trình đơn giản có thể chưa cần sử dụng toàn bộ khả năng của một nền tảng CRM nâng cao.
Vì vậy, thay vì đặt câu hỏi “Đội Sales bao nhiêu người thì phải nâng cấp?”, doanh nghiệp nên nhìn vào bốn yếu tố: mức độ phức tạp của quy trình, số lượng nhóm cùng sử dụng Data, nhu cầu tùy chỉnh và mức độ phân tích mà quản lý cần có.
Đây cũng là cách nhìn thực tế hơn về mở rộng đội Sales. Khi đội ngũ tăng lên, hệ thống không nhất thiết phải lớn hơn chỉ để phục vụ nhiều người hơn. Hệ thống cần quản trị được nhiều quy trình hơn, nhiều loại dữ liệu hơn và nhiều vai trò hơn.
Nếu Bigin đang giúp doanh nghiệp quản lý tốt hoạt động bán hàng hiện tại, không có lý do phải nâng cấp chỉ vì đội ngũ vừa tăng thêm vài nhân sự. Nhưng nếu Sales bắt đầu phải làm việc theo nhiều quy trình, quản lý cần kiểm soát sâu hơn và Data đã trở thành nền tảng cho nhiều hoạt động trong doanh nghiệp, đó là lúc nên đánh giá lại kiến trúc CRM.
Mở rộng đội Sales không chỉ là thêm người để bán nhiều hơn. Đó còn là lúc doanh nghiệp cần một hệ thống đủ khả năng giữ cho Data, quy trình và đội ngũ cùng phát triển.
Với WBLGroup, việc nâng cấp từ Bigin lên Zoho CRM nên bắt đầu bằng việc đánh giá cách doanh nghiệp đang vận hành, thay vì bắt đầu từ danh sách tính năng. Khi nhu cầu quản trị đã vượt qua giới hạn của hệ thống hiện tại, nâng cấp lúc đó không phải để dùng một công cụ lớn hơn, mà để xây dựng một nền tảng phù hợp hơn với giai đoạn tăng trưởng tiếp theo.
