Một đội ngũ Sales mạnh không chỉ cần những người bán hàng giỏi. Doanh nghiệp còn cần biết đội ngũ đang làm gì, cơ hội đang nằm ở đâu và điều gì thực sự tạo ra doanh thu. Đó là lúc quản lý Sales bằng dữ liệu trở thành nền tảng để xây dựng một đội ngũ bán hàng có khả năng tăng trưởng bền vững.
Quản lý Sales bằng niềm tin: Khi CEO biết nhân viên đang làm việc nhưng không biết hiệu quả đến đâu
Ở nhiều doanh nghiệp, quản lý Sales vẫn dựa khá nhiều vào báo cáo thủ công và sự tin tưởng dành cho từng nhân viên. Sales báo rằng đang có nhiều khách hàng tiềm năng, một số cơ hội đang được theo sát và khả năng chốt trong tháng khá tốt. Quản lý ghi nhận những thông tin đó và chờ kết quả cuối kỳ.
Vấn đề chỉ xuất hiện khi doanh thu không đạt kỳ vọng. Lúc này, doanh nghiệp bắt đầu đặt câu hỏi: Có bao nhiêu khách hàng thực sự đang được chăm sóc? Cơ hội nào có khả năng chốt cao? Khách hàng đang dừng ở bước nào? Nhân viên có follow up đúng thời điểm không? Vì sao tháng trước có nhiều cơ hội nhưng tháng này lại không tạo ra doanh thu tương ứng?
Nếu những câu hỏi này chỉ có thể trả lời bằng cách hỏi từng Sales hoặc tổng hợp nhiều file Excel, doanh nghiệp đang quản lý bằng niềm tin nhiều hơn dữ liệu.
Niềm tin vẫn cần thiết để xây dựng một đội ngũ tốt. Nhưng niềm tin không thể thay thế khả năng quan sát. Người quản lý cần nhìn thấy tình hình thực tế để biết khi nào nên hỗ trợ, khi nào cần điều chỉnh và vấn đề nằm ở con người, quy trình hay chất lượng nguồn khách hàng.
Quản lý Sales bằng dữ liệu là nhìn thấy cả quá trình, không chỉ nhìn doanh thu
Doanh thu thường là con số được quan tâm nhất, nhưng nó chỉ cho biết kết quả cuối cùng. Để quản lý một đội ngũ Sales hiệu quả, doanh nghiệp cần nhìn ngược lại quá trình tạo ra kết quả đó.
Một hệ thống quản lý tốt có thể giúp doanh nghiệp theo dõi số lượng khách hàng tiềm năng, số cơ hội đang xử lý, tỷ lệ chuyển đổi giữa các giai đoạn, thời gian một cơ hội nằm trong từng giai đoạn và kết quả của từng nhân viên. Khi các dữ liệu này được đặt trong cùng một hệ thống, người quản lý có thể nhìn thấy bức tranh rõ hơn thay vì chỉ chờ báo cáo cuối tháng.
Ví dụ, doanh thu tháng này giảm 20% chưa nói lên nguyên nhân. Nhưng nếu dữ liệu cho thấy số lượng Lead vẫn ổn định, trong khi tỷ lệ chuyển từ tư vấn sang cơ hội giảm mạnh, doanh nghiệp đã có một dấu hiệu cụ thể để kiểm tra. Có thể vấn đề nằm ở chất lượng tư vấn, cách xác định nhu cầu hoặc quy trình follow up chứ không phải do thiếu khách hàng.
Quản lý Sales bằng dữ liệu không phải là theo dõi nhân viên nhiều hơn. Đó là tạo ra một cách nhìn khách quan hơn về hoạt động bán hàng.
Khi dữ liệu đủ rõ, người quản lý không cần liên tục hỏi “đang tới đâu rồi?”. Thay vào đó, họ có thể tập trung vào câu hỏi quan trọng hơn: “Điều gì đang khiến kết quả chưa đạt và chúng ta cần làm gì tiếp theo?”
Đội ngũ Sales thiện chiến bắt đầu từ khả năng nhìn thấy điểm nghẽn
Một đội ngũ Sales thiện chiến không đơn giản là đội ngũ có nhiều nhân viên giỏi. Đó là đội ngũ có khả năng duy trì hiệu suất ổn định, biết ưu tiên đúng cơ hội và có quy trình làm việc đủ rõ để kết quả không phụ thuộc hoàn toàn vào kinh nghiệm cá nhân.
Dữ liệu giúp doanh nghiệp nhận diện những điểm nghẽn này.
Nếu một nhân viên có rất nhiều Lead nhưng tỷ lệ chuyển đổi thấp, vấn đề có thể nằm ở cách sàng lọc hoặc tư vấn. Nếu số lượng cơ hội tốt nhưng thời gian chốt kéo dài, doanh nghiệp cần xem lại quy trình follow up và các bước ra quyết định của khách hàng. Nếu một nhân viên liên tục tạo ra kết quả tốt hơn phần còn lại, dữ liệu cũng giúp doanh nghiệp tìm hiểu cách họ đang làm để chuẩn hóa thành phương pháp chung cho đội ngũ.
Điều này tạo ra một thay đổi quan trọng trong cách quản lý. Thay vì đánh giá Sales chủ yếu dựa trên cảm nhận hoặc kết quả cuối kỳ, doanh nghiệp có thể nhìn vào hành vi tạo ra kết quả.
Một Sales có doanh thu cao nhưng bỏ sót nhiều cơ hội vẫn có điểm cần cải thiện. Một Sales chưa đạt doanh thu kỳ vọng nhưng có tỷ lệ chuyển đổi tốt và quy trình làm việc ổn định có thể đang cần thêm nguồn khách hàng phù hợp. Hai trường hợp này không nên được quản lý theo cùng một cách.
CRM biến dữ liệu Sales thành công cụ quản trị
Để quản lý Sales bằng dữ liệu, doanh nghiệp không nhất thiết phải bắt đầu bằng một hệ thống phức tạp. Điều quan trọng trước tiên là xác định doanh nghiệp thực sự cần nhìn thấy điều gì trong hoạt động bán hàng.
CRM có thể trở thành nơi tập trung thông tin về khách hàng, cơ hội, lịch sử tương tác và các bước tiếp theo trong quá trình bán hàng. Khi mỗi cơ hội được cập nhật theo một quy trình thống nhất, dữ liệu không còn nằm rải rác trong tin nhắn, email hoặc file cá nhân của từng nhân viên.
Từ đó, người quản lý có thể theo dõi phễu bán hàng, hiệu suất của từng nhân viên và những cơ hội cần được xử lý. Sales cũng biết rõ mình cần làm gì tiếp theo thay vì phải tự ghi nhớ toàn bộ khách hàng đang phụ trách.
Tuy nhiên, CRM chỉ tạo ra giá trị khi đội ngũ sử dụng đúng cách. Nếu doanh nghiệp đưa dữ liệu vào hệ thống nhưng không có quy trình cập nhật, tiêu chuẩn chung hoặc cách đo lường rõ ràng, CRM cũng chỉ trở thành một nơi lưu trữ thông tin khác.
Vì vậy, quản lý Sales bằng dữ liệu bắt đầu từ quy trình, sau đó mới đến công cụ. Công nghệ giúp doanh nghiệp nhìn thấy dữ liệu nhanh hơn, nhưng cách doanh nghiệp tổ chức và sử dụng dữ liệu mới quyết định chất lượng quản trị.
Từ “Sales đang làm gì?” đến “Sales cần làm gì tiếp theo?”
Sự khác biệt lớn nhất giữa quản lý bằng niềm tin và quản lý bằng dữ liệu không nằm ở việc doanh nghiệp có thêm bao nhiêu báo cáo. Nó nằm ở chất lượng của những quyết định được đưa ra sau khi nhìn thấy dữ liệu.
Khi dữ liệu đủ rõ, người quản lý có thể xác định nhân viên nào cần hỗ trợ, cơ hội nào cần ưu tiên, giai đoạn nào đang có tỷ lệ rơi rớt cao và nguồn khách hàng nào đang tạo ra kết quả tốt. Những cuộc họp Sales cũng có thể chuyển từ việc cập nhật tình hình sang tập trung giải quyết vấn đề.
Đó mới là mục tiêu cuối cùng của quản lý Sales bằng dữ liệu: không biến Sales thành một đội ngũ phải báo cáo nhiều hơn, mà giúp họ làm việc có trọng tâm hơn, ưu tiên đúng cơ hội hơn và cải thiện kết quả dựa trên những gì thực sự đang diễn ra.
Với WBLGroup, khi tư vấn và triển khai CRM, chúng tôi tập trung vào việc giúp doanh nghiệp kết nối giữa quy trình bán hàng, dữ liệu và cách quản lý đội ngũ. Bởi một hệ thống tốt không chỉ cho biết doanh nghiệp đang có bao nhiêu Lead, mà phải giúp người quản lý hiểu được điều gì đang xảy ra trong phễu và đâu là hành động cần thực hiện tiếp theo.
Một đội ngũ Sales thiện chiến không được xây dựng chỉ bằng kinh nghiệm hay niềm tin. Khi kinh nghiệm của con người được kết hợp với dữ liệu đúng và một quy trình rõ ràng, doanh nghiệp mới có thể biến hoạt động bán hàng từ phụ thuộc vào cá nhân thành một năng lực có thể đo lường, cải thiện và mở rộng.
