SME có cần ERP không phụ thuộc vào mức độ phức tạp trong vận hành, chứ không chỉ nằm ở quy mô nhân sự hay doanh thu. Một doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn có thể gặp vấn đề quản trị lớn khi Sales, Kế toán, Kho và Mua hàng sử dụng dữ liệu riêng, quy trình thiếu kết nối và nhiều công việc phải xử lý thủ công.
Thay vì mặc định ERP chỉ dành cho tập đoàn, doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể bắt đầu bằng một phạm vi phù hợp với nhu cầu hiện tại, sau đó mở rộng khi hoạt động kinh doanh phát triển. Checklist dưới đây giúp doanh nghiệp xác định liệu hệ thống quản trị hiện tại còn đáp ứng được nhu cầu hay đã đến lúc xem xét ERP.
1. Dữ liệu giữa các phòng ban có đang bị chia cắt?
Hãy kiểm tra cách một đơn hàng được xử lý từ lúc Sales chốt với khách đến khi Kế toán xác nhận thanh toán và Kho hoàn tất giao hàng. Nếu mỗi bộ phận lưu thông tin trên một file Excel, một phần mềm hoặc một nhóm trao đổi khác nhau, nhân viên có thể phải liên tục hỏi lại, gửi dữ liệu và cập nhật thủ công để các bên nắm cùng một tình trạng.
Đây cũng là dấu hiệu đầu tiên cần xem xét khi đặt câu hỏi SME có cần ERP không: liệu các phần mềm hiện tại còn giúp các bộ phận phối hợp hiệu quả, hay đang khiến nhân viên phải tự kết nối thông tin?
Nếu nhiều tình huống trên thường xuyên xảy ra, vấn đề không đơn thuần là thiếu một công cụ quản lý. Doanh nghiệp đang thiếu sự kết nối giữa các nghiệp vụ. Đây là một trong những dấu hiệu đáng chú ý khi cân nhắc SME có cần ERP không, bởi ERP có thể giúp các bộ phận cùng làm việc trên dữ liệu liên quan thay vì quản lý từng phần độc lập.
2. Doanh nghiệp có thường xuyên nhập liệu và kiểm tra lại bằng tay?
Khi quy mô còn nhỏ, việc dùng Excel để theo dõi đơn hàng, quản lý tồn kho hoặc tổng hợp doanh thu có thể vẫn đáp ứng được nhu cầu. Tuy nhiên, khi số lượng giao dịch tăng lên, nhân viên dễ phải nhập cùng một thông tin ở nhiều nơi, đối chiếu số liệu giữa các file và sửa sai khi phát hiện chênh lệch. Thời gian dành cho những thao tác này tăng theo khối lượng công việc, trong khi doanh nghiệp chưa chắc tạo ra thêm giá trị tương ứng.
Nếu các công việc trên lặp lại thường xuyên, doanh nghiệp nên đánh giá khả năng tự động hóa và kết nối dữ liệu. ERP có thể giúp giảm thao tác nhập liệu trùng lặp và tạo cơ sở dữ liệu thống nhất cho những nghiệp vụ được triển khai trên hệ thống. Dù vậy, hiệu quả thực tế còn phụ thuộc vào cách thiết kế quy trình, chất lượng dữ liệu và mức độ phù hợp của hệ thống với nhu cầu vận hành.
Khi đánh giá SME có cần ERP không, doanh nghiệp nên tính cả thời gian dành cho việc nhập liệu, đối chiếu và sửa sai, thay vì chỉ nhìn vào chi phí mua phần mềm. Những thao tác lặp lại mỗi ngày có thể trở thành gánh nặng đáng kể khi số lượng giao dịch tăng lên.
3. Doanh nghiệp có khó kiểm soát hàng tồn kho, chi phí và lợi nhuận?
Một dấu hiệu khác cho thấy SME có thể cần ERP là doanh nghiệp chưa có được bức tranh đủ rõ về tình hình vận hành. Chẳng hạn, Sales vẫn nhận đơn nhưng không nắm chắc lượng hàng sẵn có; bộ phận mua hàng đặt thêm hàng khi chưa đối chiếu nhu cầu; hoặc người quản lý chỉ biết lợi nhuận sau khi Kế toán tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn. Khi thông tin không được cập nhật kịp thời, quyết định kinh doanh có thể dựa trên số liệu đã cũ.
Nếu những dấu hiệu này xuất hiện thường xuyên, doanh nghiệp nên đánh giá lại cách dữ liệu được quản lý và luân chuyển giữa các nghiệp vụ. ERP có thể kết nối hoạt động bán hàng, mua hàng, kho và kế toán, giúp các bộ phận phối hợp trên nguồn dữ liệu thống nhất hơn.
Tuy nhiên, SME không nhất thiết phải triển khai toàn bộ hệ thống ngay từ đầu. Phạm vi triển khai nên ưu tiên những nghiệp vụ đang gây khó khăn rõ rệt nhất, sau đó mở rộng theo nhu cầu thực tế.
4. Quy trình có phụ thuộc quá nhiều vào một vài nhân sự chủ chốt?
Ở nhiều SME, công việc vẫn diễn ra nhờ kinh nghiệm của những nhân sự đã gắn bó lâu năm. Họ biết cách xử lý đơn hàng đặc biệt, nhớ các bước cần kiểm tra hoặc hiểu những ngoại lệ mà tài liệu nội bộ chưa ghi lại. Cách làm này có thể hiệu quả khi đội ngũ nhỏ, nhưng trở thành rủi ro khi doanh nghiệp tuyển thêm người, mở rộng hoạt động hoặc cần thay thế nhân sự.
Khi cân nhắc SME có cần ERP không, doanh nghiệp cũng cần đánh giá liệu quy trình hiện tại có thể duy trì ổn định khi đội ngũ tăng lên hoặc nhân sự phụ trách thay đổi hay không. Nếu công việc phụ thuộc quá nhiều vào kinh nghiệm cá nhân, việc chuẩn hóa quy trình và phân định trách nhiệm sẽ là nền tảng quan trọng trước khi mở rộng hệ thống.
5. SME có cần ERP không? Bắt đầu tinh gọn như thế nào?
Với SME, SME có cần ERP không không đồng nghĩa với việc phải triển khai toàn bộ hệ thống ngay lập tức. Điều cần xác định trước tiên là nghiệp vụ nào đang gây tốn thời gian, tạo sai lệch dữ liệu hoặc cản trở khả năng phối hợp giữa các bộ phận. Doanh nghiệp có thể bắt đầu từ phạm vi ưu tiên, đánh giá hiệu quả trong vận hành thực tế rồi mới mở rộng sang các nghiệp vụ khác.
Với các nền tảng có cấu trúc ứng dụng theo từng nghiệp vụ như Odoo, doanh nghiệp có thể lựa chọn các ứng dụng phù hợp với nhu cầu hiện tại và mở rộng khi cần. Cách tiếp cận này được trình bày trong tổng quan về ERP cho doanh nghiệp nhỏ của Odoo. Việc bắt đầu tinh gọn không có nghĩa là chọn ít tính năng nhất, mà là xác định đúng những nghiệp vụ cần kết nối trước.
Điều quan trọng là không nên biến dự án ERP thành việc mua phần mềm rồi cố gắng đưa toàn bộ cách làm cũ vào hệ thống. Trước khi cấu hình, doanh nghiệp cần hiểu quy trình hiện tại, nhận diện điểm chưa hợp lý và xác định cách vận hành mong muốn. Phạm vi càng rõ, doanh nghiệp càng dễ kiểm soát tiến độ, chi phí và mức độ thay đổi mà đội ngũ phải thích nghi.
SME có cần ERP không không nên được quyết định chỉ dựa trên quy mô doanh nghiệp. Khi dữ liệu phân tán, công việc thủ công và sự thiếu kết nối bắt đầu cản trở tăng trưởng, ERP có thể là bước tiếp theo đáng cân nhắc. Doanh nghiệp không nhất thiết phải triển khai tất cả ngay từ đầu, nhưng cần lựa chọn đúng bài toán, đúng phạm vi và một lộ trình có thể mở rộng theo nhu cầu thực tế.
WBLGroup đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc đánh giá quy trình, xác định phạm vi và xây dựng lộ trình triển khai Odoo phù hợp với nguồn lực hiện có, để công nghệ phục vụ hoạt động kinh doanh thay vì tạo thêm gánh nặng vận hành.
