Có những quyết định chỉ mất vài ngày để đưa ra nhưng lại ảnh hưởng đến cách một khách sạn vận hành trong nhiều năm. Lựa chọn PMS là một trong số đó. Một hệ thống phù hợp có thể trở thành nền tảng để khách sạn tiếp tục kết nối CRM, báo cáo, chăm sóc khách hàng và các công cụ khác. Ngược lại, nếu lựa chọn không phù hợp với quy mô và định hướng phát triển, doanh nghiệp có thể phải trả thêm bằng thời gian, chi phí, dữ liệu và cả công sức đào tạo lại đội ngũ.
Vì vậy, câu hỏi không nên là PMS nào tốt nhất? Mỗi hệ thống được xây dựng cho một nhóm khách hàng và một bài toán vận hành khác nhau. Điều quan trọng hơn là xác định khách sạn đang ở đâu, đang cần giải quyết vấn đề gì và sẽ phát triển như thế nào trong vài năm tới.
Trong bài viết này, WBLGroup tổng hợp 8 PMS phổ biến được đề cập trong WBL Insight #6 và chia thành 4 nhóm để việc so sánh dễ hình dung hơn.
PMS khách sạn là gì và tại sao lại quan trọng?
PMS (Property Management System) là hệ thống quản lý vận hành khách sạn. Đây là nơi quản lý những nghiệp vụ cốt lõi như đặt phòng, tình trạng phòng, nhận phòng, trả phòng và các hoạt động hằng ngày của bộ phận lễ tân, đặt phòng.
Có thể xem PMS là một trong những nền tảng dữ liệu quan trọng nhất của khách sạn. Khi doanh nghiệp muốn triển khai thêm CRM, kết nối các hệ thống khác hoặc xây dựng một mô hình quản trị tập trung, chất lượng dữ liệu và khả năng kết nối của PMS sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến những bước tiếp theo.
Vì vậy, chọn PMS không đơn thuần là chọn một phần mềm để quản lý phòng. Đó còn là lựa chọn nền tảng mà khách sạn có thể tiếp tục phát triển cùng trong tương lai.
8 PMS được chia thành 4 nhóm như thế nào?
Để dễ so sánh, 8 hệ thống được chia thành 4 cặp dựa trên quy mô và cách tiếp cận vận hành.
| Nhóm | PMS | Phù hợp với |
|---|---|---|
| Nhóm 1 | Oracle OPERA và Mews | Khách sạn lớn, resort, chuỗi và doanh nghiệp chú trọng công nghệ |
| Nhóm 2 | Cloudbeds và CiHMS | Khách sạn độc lập, quy mô vừa và doanh nghiệp đang mở rộng |
| Nhóm 3 | Smile PMS và ezCloud | Khách sạn Việt Nam, SME và doanh nghiệp cần vận hành ổn định |
| Nhóm 4 | Little Hotelier và KiotViet PMS | Mini hotel, homestay và cơ sở lưu trú quy mô nhỏ |
Cách chia này không phải bảng xếp hạng. Mỗi cặp đại diện cho một nhu cầu khác nhau và không có hệ thống nào mặc định tốt hơn tất cả các hệ thống còn lại.
Nhóm 1: Oracle OPERA và Mews
Khi khách sạn cần một nền tảng có thể đi xa
Oracle OPERA thuộc nhóm PMS dành cho khách sạn, resort và chuỗi có quy mô lớn. Điểm mạnh của OPERA nằm ở khả năng xử lý những mô hình vận hành phức tạp, nhiều cơ sở, nhiều bộ phận và khối lượng dữ liệu lớn. Đây cũng là hệ thống đã được nhiều thương hiệu khách sạn quốc tế sử dụng.
Đổi lại, đây là một khoản đầu tư lớn. Thời gian triển khai thường kéo dài theo quy mô dự án và đội ngũ cần được đào tạo bài bản. Bù lại, OPERA có khả năng kết nối mạnh với CRM, POS và các hệ thống khác, phù hợp với doanh nghiệp đã xác định hướng phát triển dài hạn.
Mews cũng hướng đến những doanh nghiệp có định hướng phát triển hệ thống công nghệ bài bản nhưng tiếp cận theo cách hiện đại và linh hoạt hơn. Điểm nổi bật của Mews là khả năng tự động hóa nhiều thao tác trong vận hành và khả năng kết nối với các hệ thống khác thông qua kiến trúc mở.
Nếu OPERA phù hợp với mô hình vận hành lớn và phức tạp, Mews phù hợp hơn với những khách sạn muốn hiện đại hóa quy trình và xây dựng hệ sinh thái công nghệ có khả năng mở rộng.
Nên nhìn vào nhóm này nếu: khách sạn có quy mô lớn, đang phát triển thành chuỗi hoặc đã xác định chuyển đổi số là chiến lược dài hạn.
Nhóm 2: Cloudbeds và CiHMS
Khi cần cân bằng giữa vận hành hiện tại và khả năng mở rộng
Cloudbeds nổi bật ở khả năng mở rộng hệ thống. Thay vì cố gắng làm mọi thứ trong một phần mềm, Cloudbeds xây dựng một nền tảng có thể kết nối thêm các giải pháp khác khi doanh nghiệp phát triển. Hệ thống phù hợp với boutique hotel, khách sạn độc lập và các cơ sở lưu trú quy mô vừa.
Điểm đáng chú ý của Cloudbeds là sự cân bằng. Khách sạn không nhất thiết phải đầu tư một hệ thống quá lớn ngay từ đầu nhưng vẫn có không gian để mở rộng khi nhu cầu về CRM, POS hoặc các giải pháp khác xuất hiện.
CiHMS lại có thế mạnh ở khả năng quản lý nhiều cơ sở trên cùng một nền tảng. Đây là bài toán thường xuất hiện khi doanh nghiệp bắt đầu phát triển từ một khách sạn thành chuỗi. Dữ liệu và hoạt động của nhiều cơ sở có thể được quản lý tập trung thay vì vận hành như những hệ thống tách biệt.
CiHMS phù hợp với những khách sạn từ 4 đến 5 sao hoặc chuỗi đang trong giai đoạn mở rộng. Tuy nhiên, về hệ sinh thái kết nối sẵn, hệ thống vẫn chưa phong phú bằng một số nền tảng quốc tế lớn hơn.
Nên nhìn vào nhóm này nếu: khách sạn đã vượt qua giai đoạn vận hành đơn lẻ và bắt đầu quan tâm nghiêm túc đến khả năng mở rộng hệ thống.
Nhóm 3: Smile PMS và ezCloud
Khi ưu tiên sự phù hợp với thị trường Việt Nam
Nếu hai nhóm trên thiên về khả năng mở rộng và hệ sinh thái công nghệ, Smile PMS và ezCloud gần hơn với nhu cầu thực tế của nhiều khách sạn Việt Nam.
Smile PMS có lợi thế về kinh nghiệm triển khai trong nước. Hệ thống được xây dựng sát với nghiệp vụ và cách vận hành của khách sạn Việt Nam, đồng thời có mức đầu tư tương đối hợp lý. Đây là lựa chọn đáng cân nhắc với những khách sạn từ 3 đến 5 sao đang cần một hệ thống ổn định và dễ tiếp cận.
Trong khi đó, ezCloud phù hợp hơn với những doanh nghiệp đang ở giai đoạn đầu của hành trình chuyển đổi số. Điểm mạnh được WBL nhấn mạnh là khả năng triển khai tương đối nhanh, dễ đào tạo và tối ưu chi phí đầu tư ban đầu.
Đây là nhóm phù hợp với doanh nghiệp không muốn bắt đầu bằng một hệ thống quá phức tạp nhưng vẫn muốn đưa hoạt động quản lý phòng và booking lên một nền tảng bài bản.
Nên nhìn vào nhóm này nếu: khách sạn đang hoạt động tại Việt Nam, ưu tiên sự ổn định, dễ triển khai và muốn kiểm soát ngân sách đầu tư.
Nhóm 4: Little Hotelier và KiotViet PMS
Khi điều quan trọng nhất là dễ dùng và vừa đủ
Một khách sạn nhỏ không nhất thiết cần một PMS có hàng trăm chức năng.
Little Hotelier được thiết kế khá rõ cho nhóm mini hotel, homestay và cơ sở lưu trú nhỏ. Với những mô hình có đội ngũ gọn, quy trình chưa quá phức tạp và chủ khách sạn có thể trực tiếp theo dõi hoạt động, một hệ thống đơn giản đôi khi lại phù hợp hơn một nền tảng Enterprise.
KiotViet PMS cũng hướng đến những cơ sở lưu trú nhỏ cần triển khai nhanh, dễ sử dụng và có mức đầu tư ban đầu dễ tiếp cận. Lợi thế của KiotViet nằm nhiều ở trải nghiệm người dùng và sự quen thuộc với doanh nghiệp Việt Nam.
Tuy nhiên, KiotViet PMS vẫn là sản phẩm tương đối mới trong lĩnh vực khách sạn. Hệ sinh thái tích hợp và kinh nghiệm triển khai các dự án lớn chưa phong phú bằng những nền tảng đã phát triển lâu năm. Vì vậy, nếu doanh nghiệp đã có kế hoạch phát triển thành chuỗi hoặc xây dựng một hệ thống công nghệ lớn, cần cân nhắc khả năng mở rộng ngay từ đầu.
Nên nhìn vào nhóm này nếu: khách sạn có quy mô nhỏ, đội ngũ gọn và ưu tiên sự đơn giản hơn là một hệ thống quá nhiều chức năng.
Vậy khách sạn của bạn đang ở đâu?
Thay vì hỏi “PMS nào tốt nhất?”, hãy bắt đầu bằng ba câu hỏi.
Một là, hiện tại điều gì đang khiến đội ngũ mất nhiều thời gian nhất?
Nếu vấn đề nằm ở những nghiệp vụ cơ bản như booking, phòng và check in, một PMS phù hợp với quy mô hiện tại có thể đã giải quyết được phần lớn nhu cầu.
Hai là, ba đến năm năm tới khách sạn muốn phát triển đến đâu?
Một khách sạn 30 phòng và một doanh nghiệp đang chuẩn bị mở cơ sở thứ năm không nên có cùng tiêu chí lựa chọn. Khả năng mở rộng cần được tính ngay từ lúc đầu, thay vì đợi đến khi hệ thống hiện tại trở thành giới hạn.
Ba là, sau PMS doanh nghiệp có muốn kết nối thêm CRM, báo cáo quản trị hoặc những hệ thống khác không?
Nếu câu trả lời là có, khả năng tích hợp cần trở thành một tiêu chí quan trọng. Một PMS có thể đáp ứng tốt vận hành hiện tại nhưng lại gây khó khăn khi doanh nghiệp muốn xây dựng hệ sinh thái công nghệ lớn hơn.
Bảng chọn nhanh PMS theo nhu cầu
| Nếu khách sạn của bạn… | Có thể ưu tiên xem xét |
|---|---|
| Quy mô lớn, nhiều cơ sở, quy trình phức tạp | Oracle OPERA |
| Muốn tự động hóa và hiện đại hóa vận hành | Mews |
| Muốn mở rộng hệ thống từng bước | Cloudbeds |
| Đang phát triển thành chuỗi | CiHMS |
| Ưu tiên vận hành ổn định tại Việt Nam | Smile PMS |
| Mới bắt đầu chuyển đổi số | ezCloud |
| Là mini hotel hoặc homestay | Little Hotelier |
| Muốn triển khai nhanh, đơn giản, dễ tiếp cận | KiotViet PMS |
Bảng trên không phải bảng xếp hạng. Nó chỉ giúp doanh nghiệp thu hẹp phạm vi lựa chọn dựa trên nhu cầu và quy mô hiện tại. Bởi một hệ thống mạnh hơn chưa chắc là một hệ thống phù hợp hơn.
PMS là nền móng, không phải đích đến của chuyển đổi số
Một PMS phù hợp là nền tảng quan trọng để khách sạn tiếp tục xây dựng những bước chuyển đổi số phía sau. Khi dữ liệu booking, phòng và lưu trú được quản lý tốt, doanh nghiệp mới có cơ sở thuận lợi để kết nối CRM, xây dựng báo cáo quản trị, quản lý quan hệ khách hàng và phát triển các hoạt động chăm sóc sau lưu trú.
Ngược lại, nếu dữ liệu vận hành nằm rời rạc hoặc hệ thống hiện tại không đáp ứng được định hướng phát triển, những dự án phía sau có thể trở nên phức tạp hơn rất nhiều. WBL cũng thường gặp tình trạng booking nằm ở một nơi, thông tin khách ở nơi khác, một số quy trình vẫn dùng Excel và dữ liệu phải nhập lại giữa các bộ phận. Khi doanh nghiệp bắt đầu mở rộng hoặc kết nối thêm hệ thống, những điểm đứt này mới trở thành vấn đề lớn.
Vì vậy, lựa chọn PMS nên được xem là bước đặt nền móng cho kiến trúc công nghệ của khách sạn, chứ không đơn thuần là mua một phần mềm quản lý phòng.
Không có một PMS phù hợp cho tất cả khách sạn. Oracle OPERA có thế mạnh ở quy mô lớn. Mews nổi bật về tự động hóa. Cloudbeds cân bằng giữa vận hành và mở rộng. CiHMS phù hợp với bài toán nhiều cơ sở. Smile có lợi thế tại thị trường Việt Nam. ezCloud phù hợp với doanh nghiệp đang bắt đầu số hóa. Little Hotelier và KiotViet lại phù hợp hơn với những cơ sở lưu trú nhỏ cần sự đơn giản và dễ tiếp cận.
Điều quan trọng nhất không phải tìm hệ thống có nhiều tính năng nhất, mà là tìm được PMS phù hợp với cách khách sạn đang vận hành hôm nay và định hướng phát triển trong tương lai. Chọn đúng nền tảng từ đầu sẽ giúp những bước tiếp theo của quá trình chuyển đổi số thuận lợi hơn, thay vì phải thay đổi hệ thống khi doanh nghiệp đã phát triển quá xa.
Xem WBL Insight #6: So sánh 8 PMS phổ biến tại Việt Nam
Nếu bạn muốn nhìn trực quan hơn sự khác biệt giữa Oracle OPERA, Mews, Cloudbeds, CiHMS, Smile PMS, ezCloud, Little Hotelier và KiotViet PMS, WBL Group đã phân tích toàn bộ 8 hệ thống trong WBL Insight #6.
Video không xếp hạng PMS nào đứng đầu. Thay vào đó, nội dung tập trung vào câu hỏi quan trọng hơn: mô hình khách sạn của bạn phù hợp với hệ thống nào, đâu là điểm mạnh cần tận dụng và đâu là những giới hạn cần biết trước khi lựa chọn?
Xem WBL Insight #6 trên YouTube để theo dõi đầy đủ phần so sánh và xác định đâu là hướng lựa chọn phù hợp với khách sạn của bạn.
WBLGroup đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc phân tích hiện trạng, thiết kế kiến trúc hệ thống và xây dựng lộ trình chuyển đổi số phù hợp với thực tế vận hành.
