Chi phí rác không phải lúc nào cũng xuất hiện trên báo cáo tài chính dưới một dòng chi phí cụ thể. Nhiều khoản thất thoát lại nằm trong những việc rất quen thuộc mỗi ngày: nhân viên nhập cùng một thông tin vào hai phần mềm, chuyển dữ liệu từ Excel sang hệ thống khác, kiểm tra lại số liệu giữa các phòng ban hoặc mất thời gian xử lý sai lệch do mỗi nơi đang dùng một nguồn dữ liệu khác nhau.
Doanh nghiệp có thể vẫn đang vận hành bình thường và thậm chí chưa nhận ra vấn đề. Nhưng khi số lượng khách hàng, đơn hàng và nhân sự tăng lên, những thao tác nhỏ này bắt đầu lặp lại với tần suất cao. Chi phí rác từ phần mềm rời rạc vì thế không nằm ở việc doanh nghiệp đang trả tiền cho bao nhiêu phần mềm, mà nằm ở lượng thời gian và nguồn lực phải bỏ thêm để khiến những phần mềm đó làm việc cùng nhau.
Dưới đây là checklist giúp doanh nghiệp nhìn rõ những khoản chi phí thường bị bỏ qua trước khi quyết định có cần thay đổi cách quản lý hệ thống hay không.
Kiểm tra có đang nhập cùng một dữ liệu nhiều lần?
Một trong những dấu hiệu dễ nhận thấy nhất của chi phí rác là cùng một thông tin nhưng phải nhập lại ở nhiều nơi. Sales cập nhật thông tin khách hàng trên một hệ thống, sau đó Kế toán tiếp tục nhập dữ liệu đơn hàng vào phần mềm kế toán, còn Kho lại cập nhật thông tin vào một file riêng để theo dõi tồn kho.
Ban đầu, việc này có thể chỉ mất vài phút cho mỗi giao dịch. Nhưng khi số lượng giao dịch tăng lên, thời gian nhập liệu trở thành một phần cố định trong công việc của nhiều nhân sự. Quan trọng hơn, mỗi lần nhập lại là một lần dữ liệu có khả năng bị sai, thiếu hoặc không được cập nhật đồng nhất.
Checklist:
☐ Một thông tin có đang được nhập ở nhiều hệ thống không?
☐ Nhân viên có phải sao chép dữ liệu từ Excel sang phần mềm không?
☐ Có trường hợp cùng một khách hàng nhưng thông tin giữa các bộ phận không giống nhau không?
☐ Có người đang dành thời gian chỉ để nhập lại dữ liệu mà bộ phận khác đã có?
Nếu có từ hai câu trả lời “Có”, doanh nghiệp đã có dấu hiệu đầu tiên của chi phí rác.
Kiểm tra bao nhiêu thời gian đang bị mất để chuyển dữ liệu?
Không phải mọi chi phí đều đến từ tiền mua phần mềm. Chi phí rác còn nằm trong thời gian nhân sự phải lấy dữ liệu từ hệ thống này rồi chuyển sang hệ thống khác để tiếp tục công việc.
Một đơn hàng có thể bắt đầu từ Sales, sau đó thông tin được gửi cho Kế toán, tiếp tục chuyển sang Kho và cuối cùng đến bộ phận giao hàng. Nếu mỗi bộ phận sử dụng một công cụ riêng mà không có kết nối phù hợp, dữ liệu sẽ phải đi qua nhiều lần chuyển giao. Mỗi lần chuyển giao đều cần người kiểm tra, xác nhận và đôi khi chỉnh sửa lại.
Đây là điểm mà doanh nghiệp thường đánh giá thấp. Một nhân viên mất 15 phút mỗi ngày để xử lý dữ liệu có vẻ không đáng kể. Nhưng nếu công việc đó được thực hiện bởi 10 người trong 22 ngày làm việc, doanh nghiệp đã mất khoảng 55 giờ mỗi tháng chỉ cho một loại thao tác.
Checklist:
☐ Có thường xuyên tải dữ liệu từ phần mềm này rồi nhập sang phần mềm khác không?
☐ Nhân viên có phải gửi file cho nhau để tiếp tục xử lý không?
☐ Có những công việc chỉ tồn tại vì các hệ thống hiện tại không kết nối được với nhau không?
☐ Cuối ngày hoặc cuối tháng có người phải tổng hợp dữ liệu thủ công không?
SAP cũng lưu ý rằng khi dữ liệu cốt lõi được tạo và cập nhật ở nhiều hệ thống, doanh nghiệp dễ phát sinh bản ghi trùng, dữ liệu không nhất quán và thông tin lỗi thời. SAP
Kiểm tra doanh nghiệp có đang trả tiền cho “công việc nối phần mềm”?
Một hệ thống riêng cho Sales, một hệ thống cho Kế toán, một công cụ quản lý Kho và thêm vài file Excel có thể đều hợp lý nếu từng công cụ giải quyết tốt một nghiệp vụ. Vấn đề bắt đầu xuất hiện khi doanh nghiệp phải dùng con người để nối các hệ thống đó lại với nhau.
Đây chính là một dạng chi phí rác khó nhìn thấy. Doanh nghiệp không trả thêm tiền cho một chức năng gọi là “chuyển dữ liệu”, nhưng lại trả lương cho nhân sự để thực hiện công việc đó mỗi ngày. Khi hệ thống càng nhiều, số điểm cần kết nối càng tăng và công việc kiểm tra, đối chiếu cũng trở nên phức tạp hơn.
Oracle mô tả một lợi ích của hệ thống ERP có dữ liệu tập trung là các phòng ban có thể làm việc trên cùng một mô hình dữ liệu, thay vì phải chờ chuyển dữ liệu thủ công giữa nhiều ứng dụng, qua đó giảm nguy cơ sai sót và thất lạc thông tin. Oracle
Checklist:
☐ Có nhân sự chuyên tổng hợp dữ liệu từ nhiều phần mềm không?
☐ Có file Excel trung gian dùng để “nối” hai hệ thống không?
☐ Có quy trình nào phải chờ một người tổng hợp xong mới tiếp tục được không?
☐ Khi một phần mềm thay đổi dữ liệu, các hệ thống khác có được cập nhật tự động không?
Nếu câu trả lời thường là “phải kiểm tra lại”, doanh nghiệp nên bắt đầu tính chi phí rác từ chính thời gian vận hành này.
Kiểm tra sai số đến từ đâu?
Khi dữ liệu được nhập nhiều lần, sai số gần như trở thành một rủi ro vận hành chứ không còn là lỗi cá nhân đơn lẻ. Một con số tồn kho khác với số liệu bán hàng, một thông tin khách hàng chưa được cập nhật hoặc một đơn hàng có giá trị khác nhau giữa hai file đều có thể khiến bộ phận phía sau phải kiểm tra lại.
Điều đáng nói là chi phí rác lúc này không chỉ là thời gian sửa dữ liệu. Nó có thể kéo theo việc chậm xử lý đơn hàng, báo cáo không chính xác, quyết định dựa trên dữ liệu cũ và nhiều vòng trao đổi giữa các phòng ban.
Vì vậy, khi rà soát hệ thống, doanh nghiệp không nên chỉ hỏi “Phần mềm này có chức năng gì?”. Câu hỏi hữu ích hơn là “Dữ liệu được tạo ở đâu, đi qua những đâu và có phải nhập lại ở đâu không?” Đây là cách nhìn giúp phát hiện những điểm thất thoát nằm giữa các phần mềm.
Checklist:
☐ Có thường xuyên đối chiếu số liệu giữa các bộ phận không?
☐ Có báo cáo nào phải kiểm tra thủ công trước khi sử dụng không?
☐ Có trường hợp các phòng ban sử dụng những con số khác nhau cho cùng một vấn đề không?
☐ Có người chịu trách nhiệm sửa dữ liệu do nhập sai hoặc cập nhật thiếu không?
Nếu có, doanh nghiệp đang trả thêm một khoản chi phí rác để sửa những vấn đề được tạo ra từ chính cách vận hành hệ thống.
Kiểm tra phần mềm đang hỗ trợ vận hành hay tạo thêm việc?
Sau khi rà soát bốn nhóm trên, doanh nghiệp có thể thực hiện một phép kiểm tra đơn giản hơn: đếm số lần con người phải can thiệp chỉ để đưa dữ liệu từ bước này sang bước khác.
Một hệ thống tốt không nhất thiết phải thay thế toàn bộ phần mềm doanh nghiệp đang sử dụng. Điều quan trọng là xác định những quy trình cốt lõi cần được kết nối và những dữ liệu cần được quản lý thống nhất. Với một số doanh nghiệp, giải pháp có thể là tích hợp các hệ thống hiện tại. Với doanh nghiệp có quy trình ngày càng phức tạp, một nền tảng quản trị tổng thể như ERP có thể trở thành lựa chọn đáng cân nhắc.
Oracle cũng nhấn mạnh vai trò của tích hợp trong việc kết nối các quy trình đầu cuối giữa các phòng ban, giảm những bước thủ công và tăng khả năng nhìn xuyên suốt quy trình. Oracle
Checklist cuối cùng:
☐ Dữ liệu có được nhập một lần và sử dụng xuyên suốt quy trình không?
☐ Các bộ phận có đang làm việc dựa trên cùng một nguồn thông tin không?
☐ Có thể truy xuất một quy trình từ đầu đến cuối mà không cần ghép nhiều file không?
☐ Nhân sự đang dành thời gian cho công việc tạo giá trị hay chủ yếu để chuyển và kiểm tra dữ liệu?
☐ Chi phí duy trì nhiều hệ thống có thực sự thấp hơn chi phí vận hành chúng không?
Nếu phần lớn câu trả lời đang đi theo hướng ngược lại, đây là lúc doanh nghiệp nên nhìn lại chi phí rác từ phần mềm rời rạc, thay vì chỉ nhìn vào phí bản quyền của từng phần mềm.
Điểm đáng chú ý là chi phí rác thường không xuất hiện ngay khi doanh nghiệp mua một phần mềm mới. Nó tích tụ dần qua hàng trăm lần nhập liệu, hàng nghìn lần sao chép dữ liệu và vô số lần nhân viên phải hỏi lại nhau để xác nhận một thông tin. Khi doanh nghiệp còn nhỏ, khoản thời gian này có thể chưa đủ lớn để nhận thấy. Nhưng khi quy mô tăng lên, chính những thao tác tưởng như rất nhỏ lại trở thành một phần đáng kể của chi phí vận hành.
Vì vậy, trước khi mua thêm một công cụ, doanh nghiệp nên kiểm tra xem hệ thống hiện tại đang giảm công việc hay tạo thêm công việc. Khi dữ liệu, quy trình và các phòng ban cần được kết nối ở quy mô lớn hơn, đây cũng là lúc WBLGroup có thể cùng doanh nghiệp rà soát hiện trạng và xác định đâu là điểm cần tối ưu trước khi lựa chọn hướng đi công nghệ phù hợp.
